CRM w chmurze vs. CRM lokalny: co wybrać dla swojej firmy?

Wybór odpowiedniego systemu CRM (Customer Relationship Management) to kluczowy krok w budowaniu relacji z klientami oraz zarządzaniu procesami sprzedaży. W dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mają do wyboru dwie główne opcje: CRM w chmurze oraz CRM lokalny. Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, a decyzja dotycząca wyboru jednego z nich powinna być dokładnie przemyślana w kontekście specyfiki działalności firmy. W tym artykule przyjrzymy się obu opcjom, analizując ich funkcjonalność, bezpieczeństwo, koszty oraz łatwość w integracji z innymi systemami.

CRM w chmurze

CRM w chmurze to system, który jest hostowany na serwerach dostawcy i dostępny za pośrednictwem Internetu. Oznacza to, że użytkownicy mogą korzystać z systemu z dowolnego miejsca, o ile mają dostęp do sieci. To rozwiązanie ma swoje unikalne cechy:

Zalety CRM w chmurze

Łatwość dostępu: Użytkownicy mogą logować się do systemu z różnych urządzeń, co jest niezwykle przydatne w przypadku pracy zdalnej i mobilnej.
Brak potrzeby inwestycji w infrastrukturę: Nie ma konieczności zakupu serwerów ani rozbudowy lokalnej sieci, co znacznie obniża koszty początkowe.
Automatyczne aktualizacje: Dostawcy systemów CRM w chmurze regularnie aktualizują swoje oprogramowanie, co zapewnia dostęp do najnowszych funkcji i poprawek bezpieczeństwa bez konieczności angażowania własnych zasobów IT.
Skalowalność: Firmy mogą łatwo dostosować liczbę użytkowników oraz funkcjonalności w miarę rozwoju, co pozwala na optymalne zarządzanie kosztami.

Wady CRM w chmurze

Uzależnienie od Internetu: Brak dostępu do internetu uniemożliwia korzystanie z systemu, co może być problematyczne w niektórych sytuacjach.
Bezpieczeństwo danych: Powierzenie danych osobowych i biznesowych zewnętrznemu dostawcy rodzi obawy dotyczące prywatności i bezpieczeństwa informacji.
Ograniczona kontrola: Użytkownicy nie mają pełnej kontroli nad infrastrukturą oraz działaniem systemu, co może być problematyczne w przypadku niestandardowych potrzeb.

CRM lokalny

CRM lokalny, jak sama nazwa wskazuje, jest zainstalowany na serwerach wewnętrznych firmy. Użytkownicy mają do niego dostęp tylko w obrębie sieci lokalnej lub za pośrednictwem VPN. To rozwiązanie również ma swoje charakterystyczne cechy:

Zalety CRM lokalnego

Pełna kontrola: Firmy mają pełną kontrolę nad infrastrukturą oraz danymi, co może być kluczowe dla organizacji, które mają szczególne wymagania dotyczące bezpieczeństwa.
Brak zależności od Internetu: Użytkownicy mogą korzystać z systemu nawet w przypadku awarii łącza internetowego, co zapewnia ciągłość pracy.
Możliwość dostosowań: CRM lokalny często pozwala na większe dostosowanie do specyficznych potrzeb firmy, co może być korzystne w przypadku złożonych procesów biznesowych.

Wady CRM lokalnego

Wyższe koszty początkowe: Należy zainwestować w sprzęt, oprogramowanie oraz zatrudnienie zespołu IT do zarządzania systemem.
Trudności w aktualizacjach: Utrzymanie aktualności oprogramowania wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz czasem, co może prowadzić do opóźnień w wprowadzaniu nowych funkcji.
Ograniczona skalowalność: Rozbudowa systemu może wiązać się z dużymi kosztami oraz czasem, co ogranicza elastyczność w dostosowywaniu do zmieniających się potrzeb firmy.

Co wybrać dla swojej firmy?

Ostateczny wybór między CRM w chmurze a CRM lokalnym zależy od specyfiki działalności firmy oraz jej potrzeb. Istnieje kilka kluczowych kwestii, które warto uwzględnić przy podejmowaniu decyzji:

Rodzaj działalności: Firmy, które pracują w złożonych branżach, mogą preferować CRM lokalny ze względu na możliwość dostosowania oraz większą kontrolę nad danymi.
Budżet: Jeśli firma dysponuje ograniczonym budżetem, CRM w chmurze może być bardziej opłacalnym rozwiązaniem w krótkim okresie czasu.
Bezpieczeństwo: Firmy działające w branżach regulowanych powinny rozważyć CRM lokalny, aby zapewnić pełną kontrolę nad danymi oraz zgodność z przepisami.
Elastyczność: Jeśli firma planuje dynamiczny rozwój, CRM w chmurze może okazać się lepszym rozwiązaniem, umożliwiającym szybkie dostosowanie do zmieniających się potrzeb.

Podsumowanie

Wybór między CRM w chmurze a CRM lokalnym to decyzja, która wymaga dokładnej analizy potrzeb i możliwości firmy. Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, a kluczem do sukcesu jest dopasowanie systemu do specyfiki działalności oraz przyszłych planów. Niezależnie od wyboru, należy pamiętać, że dobre oprogramowanie to takie, które po pół roku użytkowania nadal rozwiązuje te same problemy, a nie tworzy nowe. Warto więc dokładnie przemyśleć wszystkie aspekty przed podjęciem decyzji.